Меню

Аутсорсинг хранения документовед

Договор аутсорсинга. Просмотр для Печати Автор: outsors-dogovor Просмотров: 2674 Дата: 05.10.11 Коммментариев: 0.  хранение архива документов клиента, в томАутсорсинг (outsourcing) - оказание услуг (выполнение работ) сторонней  - 2005, N 2; Рыков А.В. Задачи организации внеофисного хранения документов: Экономика.В западных странах это очень распространенный способ хранения документов.  ПРЕИМУЩЕСТВА АУТСОРСИНГА АРХИВА Используя специализированную

Что такое аутсорсинг? В чем заключаются преимущества передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг?
Аутсорсинг (от англ. outsourcing- использование внешнего источника или ресурса) - передача организацией на основании договора определенных функций на обслуживание другой организации, специализирующейся в соответствующей области.
В системах образования (в частности, московской) практикуется передача на аутсорсинг образовательными учреждениями функций, не связанных с образовательной деятельностью, в частности, функций бухгалтерского учета и отчетности.
Основные преимущества передачи функций бухгалтерского учета специализированным организациям:
1) повышение качества, своевременности, достоверности веде-
ния учета и составления отчетности;
2) минимизация трудозатрат учреждения на кадровые и организационные вопросы функционирования бухгалтерии (контроль не процесса, а результата);
3) минимизация трудозатрат учреждения на доставку документов - доставка бухгалтерских документов, отчетности в управления образования, казначейство, ИФНС, фонды, прочие контролирующие органы и взаимодействие с ними возложены на специализированную организацию;
4) передача специализированной организации части ответственности за ведение учета, в т. ч. возможность перевыставления штрафных санкций за ошибки ведения бухгалтерского учета, составления отчетности или несвоевременную сдачу отчетности на специализированную организацию;
5) оптимизация численности непедагогического персонала в учреждениях, оптимизация затрат на функции по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Официальный источник
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Методические рекомендации по порядку передачи образовательными учреждениями функций бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг (разработаны Департаментом образования города Москвы)Какие действия должен предпринять руководитель образовательного учреждения для передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг?
Прежде всего, руководитель образовательного учреждения должен определить перечень функций к передаче на аутсорсинг.
На аутсорсинг передаются функции бухгалтерского учета и отчетности, а именно:
1) ведение бухгалтерского и налогового учета (в т. ч. учет расчетов с дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; учет операций с денежными средствами учреждения на лицевых счетах в органе казначейства; учет банковских и кассовых операций; учет операций с ОС, НМА; учет материальных запасов; расчет и учет заработной платы; учет налогов и страховых взносов; закрытие периода);

Аутсорсинг (Outsourcing).  Например, организация может отдать на аутсорсинг хранение документов.

2) подготовка платежных документов и взаимодействие с казначейством, банками по перечислению платежей;
3) подготовка бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и взаимодействие с ИФНС, фондами, управлениями образования, прочими контролирующим органами, в т. ч. сдача отчетности и сопровождение проверок контролирующих органов.
На аутсорсера могут возлагаться и другие функции, например, планово-экономические. Однако в таком случае стоимость услуг специализированной организации будет увеличиваться пропорционально объему трудозатрат на передаваемые функции.
Далее, руководителю образовательного учреждения необходимо определить финансовые возможности учреждения и максимальную стоимость услуг аутсорсера.
Стоимость услуг аутсорсинга не должна превышать затрат учреждения на бухгалтерскую функцию. Затраты учреждения на бухгалтерскую функцию следует рассчитать как:
1) затраты на заработную плату бухгалтеров, включая премии, материальную помощь и иные выплаты. Для облегчения расчета рекомендуется взять информацию из справки 2-НДФЛ бухгалтера и разделить на количество месяцев;
2) страховые взносы с заработной платы бухгалтеров. Для облегчения расчета рекомендуется рассчитать как 30% от затрат на заработную плату;
3) затраты на учетную систему, системы электронной сдачи отчетности, иное используемое бухгалтерами программное обеспечение;
4) накладные расходы на бухгалтерию - затраты на канцелярские товары, расходные материалы для оргтехники, часть коммунальных затрат, приходящихся на бухгалтерию, амортизация рабочего места бухгалтера. В случае если накладные расходы на бухгалтерию затруднительно выделить из общих затрат учреждения, для облегчения расчета рекомендуется рассчитать их как долю общих затрат учреждения, пропорциональную численности бухгалтерии к общей численности сотрудников учреждения.
Следующий шаг - выбор поставщика услуг. Руководителю образовательного учреждения необходимо принять решение о выборе поставщика услуги с учетом опыта, репутации и квалификации поставщика, стоимости его услуг и пр.
Рекомендуется принимать во внимание рейтинги аутсорсинговых компаний, публикуемые в открытых источниках. Избежать выбора недобросовестного или не обладающего должной квалификацией поставщика возможно в случае заключения договора с компаниями, возглавляющими соответствующие рейтинги.
Согласование с поставщиком способа взаимодействия - один из самых важных этапов при передаче функции бухгалтерского учета и отчетности.
При аутсорсинге ведение учета и подготовка отчетности производятся сотрудниками специализированной организации удаленно, из офиса аутсорсера. При необходимости присутствия бухгалтера в учреждении (например, в случае проверки контролирующего органа или при проведении инвентаризации) специалист аутсорсера должен осуществлять выезд в учреждение.

Садриева И.А., студент. Тема круглого стола: «Аутсорсинг: перспективы развития».  А для организации правильного хранения документов необходимы обязательные28 февраля 2012

Передача документов и данных от образовательного учреждения может производиться в электронном виде или (при необходимости) на бумажных носителях. В целях повышения оперативности взаимодействия рекомендуется производить документооборот в электронном виде. Создание инфраструктуры для обмена данными и документами в электронном виде должно быть обязанностью аутсорсера.
Оригиналы документов на бумажных носителях передаются в случае невозможности передачи данных в электронном виде или в случае необходимости представления оригиналов по запросу третьих сторон. Передача оригиналов на бумажных носителях должна производиться с составлением соответствующего акта приема-передачи. При бумажном документообороте доставка документов от образовательного учреждения аутсорсеру и обратно, сдача отчетности в управление образования, ИФНС, фонды, доставка платежных документов в казначейство должна осуществляться силами аутсорсинговой организации.Архив документов должен храниться в образовательном учреждении, а организация архивного хранения документов по договору должна быть возложена на аутсорсера. Право первой подписи при передаче учетных функций на аутсорсинг должно оставаться за руководителем образовательного учреждения.
Далее руководителю необходимо заключить с аутсорсером гражданско-правовой договор либо договор на оказание услуг по бухгалтерскому обслуживанию (аутсорсингу).Договор в числе прочего должен содержать порядок и график документооборота между специализированной организацией и учреждением. При согласовании и подписании графика документооборота руководителю следует проверить, что сроки предоставления документов учреждением, подготовки документов специализированной организацией соответствуют локальным нормативным документам учреждения (приказам, коллективным договорам и пр.).
Кроме того, необходимо провести подготовительные мероприятия к началу оказания услуг. Мероприятия по организации передачи функций на аутсорсинг проводятся совместно поставщиком услуги и представителями учреждения:
Ответственные
Издание приказа по учреждению о передаче функций бухгалтерского учета и отчетности образовательного учреждения на аутсорсинг
Руководитель учреждения
Назначение контактных лиц в рамках оказания услуги и направление аутсорсеру официального письма с перечнем контактных лиц, их телефонами и адресами электронной почты
Руководитель учреждения
Назначение куратора учреждения, контактных лиц в рамках оказания услуги
и направление учреждению официального письма с указанием куратора и перечнем
контактных лиц, их телефонами и адресами электронной почты
Аутсорсер
Перенос копии учетной базы аутсорсеру, организация удаленного доступа
для учреждения к учетной базе (при наличии соответствующего условия договора)
Аутсорсер
Оформление доверенностей на специализированную организацию
Руководитель учреждения (в части подписания), аутсорсер (в части подготовки проектов доверенностей)
Передача дел от бухгалтера учреждения аутсорсеру
Бухгалтер учреждения, аутсорсер
Прочие мероприятия в соответствии с договором или по согласованию сторон
Руководитель учреждения, аутсорcер
Руководителю образовательного учреждения следует проконтролировать, чтобы в рамках подготовительных мероприятий
Важно и далее в ходе оказания услуг специализированная организация забирала из учреждения только копии учредительных документов. Оригиналы документов должны храниться в учреждении.
Если при передаче дел выявлены недостатки ведения учета и требуется восстановление, то можно: возложить восстановление учета на бухгалтера учреждения, ответственного за ведение учета до передачи функции на аутсорсинг; привлечь к восстановлению учета централизованную бухгалтерию; заключить с аутсорсинговой компанией дополнительный договор на восстановление учета. Восстановление учета необходимо завершить до начала оказания услуг по бухгалтерскому обслуживанию специализированной организацией.
В соответствии со сроками оказания услуг по договору, по результатам проведения подготовительных мероприятий поставщик приступает к оказанию услуг.
В течение стабилизационного периода в первые месяцы после начала оказания услуг (как правило, 1-2 месяца) вероятны сложности при взаимодействии и документообороте с аутсорсером в связи с изменением внутренних процессов учреждения в части документооборота, изучением аутсорсером специфики учета данного учреждения. В числе контактных лиц для взаимодействия в рамках оказания услуг учреждению должна быть предоставлена аутсорсером контактная информация для эскалации вопросов на вышестоящий уровень - в случае возникновения вопросов, которые не получается оперативно разрешить на уровне непосредственного исполнителя.
Ежемесячн

Аутстаффинг и аутсорсинг профильных сотрудников «ЭЛАУ» для выполнения работ на  Срок хранения документов в конкретном учреждении зависит и от того, к

Чем старше компания, тем больше бумаг в ее хранилищах. А значит, рано или поздно ей придется задуматься об аутсорсинге хранения документов. 6 июля 2010Архив. 1.16325 Порядок работы подразделений в рамках аутсорсинга хранения документов клиентов.

копии документов, такую картину – вся автоматизация сводится к хранению  Стратегия аутсорсинга Сегодня вопрос о том, следует ли передавать поддержку ИТ

Без лишних комментариев. Аутсорсинг бухгалтерских услуг, по сути, можно  место для хранения архива за несколько лет, чтобы доступ к документам за периодыПередача документов на хранение в архив – финальная часть делопроизводства.  Такие услуги обычно предоставляют те же компании, что и полный аутсорсинг

Аутсорсинг как метод работы становится всё более и более популярным в сфере  Нет места для хранения документов, а стоимость аренды дополнительной площади

Отдавать документы на хранение в аутсорсинг выгоднее, чем оставлять у себя. Так, стоимость хранения документов на 1 квМы оказываем услуги по хранению, учёту, обработке и уничтожению документов  Вопросы, связанные с аутсорсингом архива различных предприятий, организаций

хранение документов аутсорсинг. Категория: Все.

Полная передача управления документами на аутсорсинг в России еще не  Помимо хранения и обработки бумажных документов, на аутсорсинг передаютсяНапример, традиционно отдают на аутсорсинг кадровым агентствам подбор и  В России нами успешно применяется практика хранения документов наших клиентов в

Услуги: Уничтожение документов Хранение документов Сканирование  Аутсорсинг архива представляет собой передачу всего спектра работ, связанных с ведением

Услуга аутсорсинга хранения документов представлена на российском рынке уже достаточно давно, аж с конца 90-х."Аутсорсинг хранения электронных документов пока получил меньшее распространение, видимо, в силу опасений

Большое значение приобретает оперативное хранение документов.  Итак, на стадии активной работы с документами можно отдать на аутсорсинг преобразование

Аутсорсинг на архивном рынке. В компаниях, которые работают на рынке не один год, возникает вопрос по хранению и размещению большого количества документов.Мы «маленький» бизнес, поэтому нам не нужно обращаться к аутсорсинг-поставщику по управлению и хранению документов.

Аутсорсинг хранения документов как вид бизнеса в мире известен еще со времен холодной войны. Тогда в США, опасаясь разрушения зданий госучреждений, важные документы передавались на хранение частным компаниям.

Внеофисное хранение документов – относительно новое явление на российском рынке. Как и аутсорсинг бухгалтерских или ИТ-услуг, оно понятно содержательнои уничтожение документов с истекшими сроками хранения - новая разновидность аутсорсинга  Оформление заявки на депозитарное хранение документов.

На аутсорсинг передаются функции бухгалтерского учета и отчетности, а именно  а организация архивного хранения документов по договору должна быть возложена

Внеофисное хранение и архивная обработка документов и данных, организация документооборота. Описание услуг. Контакты.Внеофисное хранение, архивная обработка и конфиденциальное уничтожение документов, организация документооборота и др. услуги. Онлайн-консультация и заказ. Контакты.

Полученную экономию нужно будет сопоставить с затратами на внеофисное хранение документов, и в результате можно будет сказать, выгоден аутсорсинг или нет.

передачи организации документооборота на аутсорсинг профильным компаниям.  Существует ошибочное мнение, что передача управления и хранения документовТем не менее такая услуга, как аутсорсинг хранения бумажных документов, уже давно активно используется многими крупными компаниями.

Цель данной статьи – постараться дать объективное представления об аутсорсинге хранения документов: показать, где

Продолжая публикацию статей о бухгалтерском аутсорсинге, поговорим о таком важном моменте, как хранение документов.Вне офисное хранение документов будет применяться все чаще, если организация пошла на аутсорсинг

Хранение документов - довольно новое и неизведанное до конца направление аутсорсинга

Помимо хранения и обработки бумажных документов на аутсорсинг могут быть переданы: оцифровка бумажных документов, их индексацияПередача склада на аутсорсинг происходит по стандартному договору ответственного хранения и позволяет воплощать принцип: «оставляю себе только то