Меню

Аудит системы работы договорного отдела. Подготовка методики проверки эффективности деятельности договорного отдела. Внутренний контроль предприятия за исполнением и заключением хозяйственных договоров.

Отчет о проделанной работе отдела кадров, контроля и обработки информации за период с 18.12.2015 г. по 23.12.2015 г. Доводим до вашего сведения, что в течение недели (с 18.12.2015г. по 24.12.2015г.) отделом кадров29 декабря 2015Июнь 2014 — октябрь 2015 Ведущий специалист отдела договорной работы Страховая компания Альян.  Июнь 2012 — ноябрь 2015 Координатор договорного отдела EDI Cislink. Основные функции: - Формирование и контроль договорных7. Деятельность отдела по работе с личным составом МУ МВД России "Пушкинское" Ознакомление со структурой и спецификой работы Отдела по работе с  Важнейшей функцией договорной работы являются контроль и учет исполнения договоров.

Компания
О компании
Карьера
Новости
Услуги
Оценочная деятельность
Стратегическое консультирование
Операционное консультирование
Финансовое консультирование. Корпоративный менеджмент
Управленческое консультирование
Консультирование по системам снабжения и логистики
Консультирование по привлечению капитала
Управление инновациями и научно-исследовательской деятельностью
Инвестиционно-строительный консалтинг
Партнеры
Клиенты
Реализованные проекты
Отзывы клиентов
Кейсы
Библиотека
Материалы
Статьи наших консультантов
Контакты
Наталья Соколова, директор по развитию производственных систем
Артем Чарыков, менеджер
В договорной работе на предприятиях обычно участвуют все функциональные вертикали. Большое количество участников зачастую с противоположными интересами требует тщательного продумывания процедур и хорошо отлаженных механизмов взаимодействия. Для многих – это проблемная область, изменения в которой провести крайне сложно.
Например, главному механику предприятия нужно, чтобы быстрее был заключен договор, так как он некачественно спланировал необходимые ему услуги, службе безопасности нужно по-больше времени, чтобы проверить поставщика, финансовой службе нужно проверить экономическую эффективность и желательно сэкономить деньги. Основная задача здесь состоит в том, чтобы сбалансировать интересы участников договорной работы и достичь общей цели.
В данной статье консультанты CiG Business Cоnsulting рассказывают о подходах к оптимизации договорной работы на основе выполненного ими успешного проекта на крупном нефтехимическом предприятии.
Значимость оптимальной организации договорной работы трудно переоценить, так как на любом предприятии существует настоятельная необходимость:
контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов-
создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров, оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и, с другой, - сокращения времени на согласования-
контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств-
формировать досье договоров с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков и организовать к нему оперативный доступ для всех заинтересованных лиц.
Комплексный подход к организации договорной работы
Для решения этих задач Консультанты CIG Business Cоnsulting применяют комплексный подход к организации договорной работы, включающей несколько этапов: с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и до передачи исполненного договора на хранение в архив.

4. Регламентация договорной работы. 4.1 Корпоративные правила. 4.2 Документация, учет и контроль.  Приложение 1. Должностная инструкция начальника сметно-договорного отдела.

Рис. Подходы к оптимизации договорной работы
На каждом этапе процедуры договорной работы имеют свои цели. Например, на этапе выбора контрагента процедура должна минимизировать риски злоупотреблений на предприятии и риски из-за недобросовестности контрагента, а на этапе согласования и подписания договора – обеспечивать быстрое оформление уже принятых решений. На практике предприятия пытаются минимизировать риски злоупотреблений путем множественных согласований договора вместо введения публичных процедур выбора контрагента. Это приводит к медленной, забюрократизированной процедуре согласования, которая не защищает предприятия от злоупотреблений.
Проблемы организации договорной работы
В целом, проблемы организации договорной работы одинаковы для средних предприятий, работающих с десятками договоров в год, и для крупных с тысячами договоров в год. Отличие состоит в степени их проявления. С этого и начинает Консультант свою работу на предприятии.
В качестве примера приведем выдержку из отчета Консультанта о проблемах в организации договорной работы на крупном нефтехимическом комбинате:
Нет комплексного управления договорной работой:
договорная работа в значительной степени сведена к функции заключения договоров,
контроль за исполнением процедуры заключения договора и принятие мер ответственности за ее нарушения продекларированы и не осуществляются,
контроль за исполнением условий договора отсутствует.
нет ответственного за эффективность договорной работы. Цитата из Положения о договорной работе: «организация договорной работы в подразделениях ... возлагается на руководителей подразделений..., координация договорной работы – на правовой департамент».
не определены критерии эффективности договорной работы. Единственным показателем премирования, связанным с договорной работой, является показатель «отсутствие случаев заключения договоров, способствующих потери прибыли», установленный для работников правового департамента.
функциональная неполнота, раздробленность и противоречивость в организации договорной работы закреплены внутренними нормативными документами: Положением о договорной работе, Стандартами предприятия «Организация договорной работы по поставкам товарной продукции» и «Управление закупками», Порядком проведения торгов.
Договорная работа осуществляется без учета сроков, необходимых для публичного выбора контрагента и заключения договоров с наилучшими условиями (условия оплаты, доставки и т.п.). Так, по итогам анализа заявок на поставку ТМЦ, поданных в апреле месяце 2007 г., установлено, что в 40 % заявок, направленных в Управление МТО, указан срок срочно. В Управление поставок оборудования подано 56 % заявок со сроком поставки менее 30 суток.

Найти работу специалистом договорного отдела в Москве теперь легко вместе с Trudbox.com - быстрый и удобный поиск среди всех вакансий в Москве.  -Работа с первичной и отчетной документацией -Планирование, организация и контроль работы.

Не применяется принцип приоритетности публичных процедур выбора контрагента. Нет четких критериев и механизма использования процедур выбора поставщика. В Порядке проведения торгов закреплено право принятия решения о публичном выборе контрагента за руководителями подразделений, инициирующих заключение договора.
Нет однозначных и измеряемых критериев оценки контрагентов при проведении торгов и заполнении конкурсных листов. Чаще всего критериями выбора наилучшего предложения являются цена, условия оплаты и сроки поставки без оценки качества, послепродажного обслуживания, состава услуги, уровня сервиса и т.п. В Стандарте предприятия «Управление закупками» установлены следующие показатели качества (!) товара: «Наличие (отсутствие) закупаемой продукции на складе поставщика» и «Возможность немедленной поставки продукции (оказания услуг) требуемого качества, количества».
Лимиты финансовой ответственности при принятии решения о выборе контрагента и заключении разового договора используются без установления совокупного стоимостного лимита и адекватной системы контроля. Например, Положением о договорной работе закреплено право уполномоченных руководителей на заключение договоров по упрощенной процедуре общей стоимостью до 100 000 руб., механизм контроля сведен к выборочным проверкам КРУ. Следствие – дробление одного договора свыше 100 000 руб. на несколько, увеличение количества договорных документов.
Слабо используются возможности применения стандартных форм договоров. Правовой департамент занимает пассивную позицию: разрабатывает образцы договоров только на основании служебных записок заинтересованных структурных подразделений, сам не анализирует возможностей применения и не инициирует разработку. Имеющиеся стандартные формы не защищены от несанкционированных изменений и не достигают целей применения.
Существующая процедура заключения договоров забюрократизирована, содержит многочисленные согласования и лишние операции, которые приводят к существенным потерям времени:
§ имеет строго последовательный порядок без параллельных действий. Через правовой департамент проект договора проходит дважды: в начале процедуры и после согласования всеми должностными лицами. При этом проверка договора на соответствие типовой форме производится в конце многоступенчатой процедуры согласований.
§ нет делегирования полномочий: перед визой руководителя проект договора проверяют его подчиненные. Так, в подразделении, инициировавшим договор, визируют проект 3 человека, у Финансового директора – 6 человек, в правовом департаменте проект договора, заключаемый по доверенности, - 2 человека (юрисконсульт и один из руководителей департамента), проект договора, заключаемый генеральным директором - 5 (!) человек.
§ установленная процедура контроля за сроками прохождения договоров трудновыполнима, поэтому не работает: ответственный исполнитель должен после согласования с каждым должностным лицом лично забрать проект договора, в канцелярии поставить отметку о дате и времени прохождения этапа согласования и передать другому согласовывающему лицу. Ответственный исполнитель (чаще всего - начальник отдела) исполняет роль курьера. При наличии системы электронного документооборота используются только бумажные носители.
§ нет контроля за сроками согласования договоров. нет ответственности за длительность согласований. Никто не инициирует наказания.
В результате менее 40% договоров заключаются с использованием публичных процедур, а средняя продолжительность этапа согласования и подписания договоров на комбинате составляет: купли-продажи - 15 дней, услуг/подряда – 27,5 дней.
Предлагаемые решения
Одним из ключевых решений, предлагаемых Консультантом, является введение ответственных исполнителей. Это сотрудники, которые владеют полной информацией о договоре, отвечают за подготовку и заключение договора, а также сопровождают исполнение договорных обязательств.
В результате введения ответственных исполнителей на предприятии устанавливается персональная ответственность за осуществление всего комплекса работ по каждому договору.
Выдержка из Регламента договорной работы:
Ответственный исполнитель:
контролирует надлежащее оформление первичных и иных необходимых документов (в том числе упомянутых в условиях договора) в соответствии с обязательствами предприятия-
обеспечивает своевременное направление в соответствующие подразделения предприятия документов для осуществления расчетов по договору (платежей, выставления и получения счетов-фактур)-
незамедлительно информирует ответственного руководителя и приостанавливает до его распоряжения исполнение обязательства предприятием в случае, если по условиям договора исполнение обязанности предприятием обусловлено испол

Бизнес-решение "DIRECTUM: Управление договорами" делает все этапы работы с договорными документами прозрачными, управляемыми и контролируемыми.  - Повышение контроля исполнения договорных обязательств. Юридический отдел

Закажите звонок специалиста отдела продаж — мы  Первым этапом работы с договорным документом является подготовка (разработка) проекта документа.  Контроль согласования договоров. В системе DIRECTUM ответственный за договоробязанности: - организация и управление работой флота; - контроль работы подчиненных (тех. директор, зам добыче, зам. по  Главный специалист/специалист отдела валютного контроля договорная. Морской банк — г. Владивосток.

Поиск работы договорного отдела в Москве. Вакансии только от проверенных работодателей страны на сайте Trud.com.  Менеджер контрольно-договорного отдела / Специалист отдела по контролю за дебиторской задолженностью.

Управление договорами: как повысить контроль и планирование договорных отношений? «Планово-экономический отдел» №11 2013 / Юридический практикум.  По сути, процессы работы с договорами стали ориентированы на осуществлениеУправление договорами: как повысить контроль и планирование договорных  Статья была опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 11 ноябрь  По сути, процессы работы с договорами стали ориентированы на осуществление

Как организовать работу в договорном отделе? Добрый день, уважаемые коллеги!  Контроль ежедневный (типа 15 инутные утренние планерки-совещания с определением кто чем занимается).

Поиск открытых вакансий руководитель договорного отдела - Поиск работы по всем вакансиям со всех сайтов в России.  Контроль выполнения должностных и служебных обязанностей сотрудниками отдела контроля.14 декабря 2015специалист договорного отдела. Категория: IT, Телеком, связь, электроника.  работе; -ознакомление с графиком прохождения медицинских комиссий; - формирование и контроль выполнения графиков отпусков; - подготовка приказов по

Программа для работы с договорами Договор Партнер - это универсальная и удобная программа, с которой легко будет работать специалистам разного профиля, даже тем, у ког основная задача - контроль  Специалистам договорного отдела.

Менеджер контрольно-договорного отдела / Специалист отдела по контролю за дебиторской задолженностью.  Анализ и контроль величины дебиторской Высшее образование. Опыт работы от 3-х на аналогичной позиции.Договорная работа на предприятии. Положение о договорном отделе / Положение о порядке ведения договорной работы.  1.4.Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их

Ее цель не сводится только к контролю качества работы юристов договорного отдела.  На личном опыте знаю, как трудно эффективно контролировать работу отдела, не разрешив эти вопросы.

работ с договорами - положение о договорной деятельности предприятия  сотрудникам различных отделов (юридическая служба, финансовый отдел).  Чтобы сэкономить время на контроль договоров, нужно чтобы система позволялаСпециалист договорного отдела. Сияние Генподряд - Москва от 50000 руб. - договорная работа Разработка, контроль и сопровождение договоров подряда субподряда на выполнение проектных, строительно-монтажных, специальных

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения договоров.  В данной работе велико значение юриста (юридического отдела).

1.5. Начальник сметно-договорного отдела должен знать: а) законодательство Российской Федерации, постановления и решения  о) принимает решения о системе планирования и контроля исполнения работы специалистами отдела4.15. Осуществление учета и контроль исполнения предписаний судебных актов, принятых в отношении Организации, в рамках полномочий Договорного отдела. 4.16. Осуществление работы по комплектованию, хранению и использованию документов

- стаж работы на должностях специалистов и руководителей в организациях электроэнергетики не менее 5 лет. 1.5. Начальник договорного отдела должен знать: - законы и иные нормативные правовые акты

Модели построения работы договорного отдела (ДО) на предприятии. Разработка положения о ДО, постановка документооборота, взаимодействие ДО с иными подразделениями, учет и контроль исполнения обязательств по договору1.8. Сметно-договорный отдел в своей деятельности руководствуется  3.1. Контроль за правильностью расчетов с заказчиками и субподрядными организациями по выполненным строительно-монтажным работам согласно заключенным договорам.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.  Другие статьи по теме: Договорной отдел - организация работы Требования к автоматизации управления договорами.

контроль за исполнением условий договора отсутствует. нет ответственного за эффективность договорной работы.  Ответственный исполнитель (чаще всего - начальник отдела) исполняет роль курьера.исполнение договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств).  В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.

Для выполнения задачи по ведению договорной работы на юридический отдел возложены следующие функции  с качеством сырья и материалов, поставленных предприятию; представителей отдела контроля качества - по спорам, связанным.

Управление договорами. Вводная часть. Договорной документооборот в большинстве организаций представляет собой слабо  контроль над исполнением договоров и выданных поручений по ним; Претензионно-исковая работавсю договорную деятельность предприятия, начиная от просрочек согласования договоров и заканчивая контролем  или были переведены в другой отдел: собрать достоверные данные о ходе работ по таким договорам было крайне сложно.

Договорно-претензионная работа. Взаимодействие договорного отдела с иными подразделениями на предприятии.  Разработка и внедрение электронной системы текущего контроля работы отдела.

Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора  Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.1.4. На должность начальникасметно-договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное(экономическое) образование и  о) принимает решения осистеме планирования и контроля исполнения работы специалистами отдела

Навыки планирования, постановки задач исполнителям, осуществления контроля, анализа результатов.  Ежедневно планирует работу отдела; Проводит анализ результатов деятельности договорного отдела по итогам работы за прошедший

В период временного отсутствия начальника сметно-договорного отдела его обязанности возлагаются на _.  Подготавливает предложения по совершенствованию организации и работы отдела, осуществляет контроль заПоддержка одновременной работы десятков тысяч пользователей. Простой и эффективный контроль договорной деятельности.  Работа сотрудника договорного отдела происходит в ролевом интерфейсе.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.  При наличии же автоматизированной системы управления договорами, работа договорного отдела может быть

Работать с договорной документации  Контроль за соблюдением сроков и процедур договорного документооборота; Организация и координация работы отдела, взаимодействие со смежными подразделениямиДоговорная работа в организации – это деятельность определенных ее работников, включающая подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их